Dokumentenverwaltung

KOMMBOSS®- Dokumentenverwaltung

Die KOMMBOSS® - Dokumentenverwaltung ist ein hilfreiches Werkzeug zum Erstellen und Verwalten von personenbezogenen Dokumenten. Daten aus dem Personal-, Fortbildungs- und Bewerbermanagement werden direkt in ein Dokument übertragen.
Durch die Einbindung in die Arbeitsabläufe der Verwaltung werden diese optimiert, Arbeitsaufwand minimiert, wertvolle Zeit gespart.
Nutzen Sie die Dokumentenverwaltung, um

  • Mitteilungen, Einladungen und Verträge an Ihre Mitarbeiter

  • Einladungs-, Absage- und Bestätigungsschreiben, Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen an Seminarteilnehmer

  • Bestätigungsschreiben, Einladungen zu Gesprächsterminen, Absagen an Bewerber

zu senden.
Erstellen Sie ganz einfach Ihre Dokumente mit MS Word oder open office und fügen Sie die Platzhalter per Drag und Drop in das Dokument ein.
Das Programm füllt die Platzhalter später automatisch mit den aktuellen Daten der betreffenden Person.

Drucken und Versenden von Dokumenten

Wurden Vorlagen bzw. Dokumente erstellt, können diese gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Durch die Bildung von Empfängergruppen ist das Versenden von Serienbriefen und –mails einfach zu handhaben.
Bei Vorhandensein einer aktuellen Office-Version (ab Version 2007 mit installiertem PDF-Plug-In) kann der E-Mail-Versand per PDF erfolgen.

Historie personenbezogener Dokumente

Das Versenden von Dokumenten wird protokolliert. So wird

  • für jede Person eine Historie über gedruckte und versendete Dokumente oder

  • je Dokument die Empfängerliste

angezeigt.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es erforderlich, bestimmte Daten nach Ablauf entsprechender Fristen zu löschen. KOMMBOSS® bietet die Möglichkeit, Einträge in der Historie in der Dokumentenverwaltung zu löschen.

Dokumente importieren

Bereits vorhandene Dokumente brauchen nicht noch einmal erfasst werden. Sie können komfortabel in die KOMMBOSS®-Dokumentenverwaltung importiert werden.

Aufbau einer strukturierten Ablage

Die Dokumentenverwaltung bietet die Möglichkeit, einen Ordnerbaum analog der Verzeichnisstruktur im Windows-Explorer ganz individuell aufzubauen. Dabei kann jeder Ordner weitere Ordner bzw. Dokumente enthalten.

individueller Ordnerbaum 

Zugriffsrechte auf Dokumente

Beim Erstellen, Bearbeiten bzw. Kopieren von Dokumentvorlagen entscheidet der Autor, ob er anderen Nutzern Zugriffsrechte (Lese- und Schreibrecht) erteilen möchte.
Die Zugriffsrechte können gestaffelt, entweder für die jeweilige Nutzergruppe oder für alle KOMMBOSS®-Nutzer, vergeben werden.

Wiedervorlage

Kein Termin geht mehr verloren. Für häufig wiederkehrende Vorgänge kann eine Wiedervorlage angelegt werden. Diese steht je Nutzer und Dokumentenvorlage bereit.


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Datenschutz-Zertifikat

Datenschutz-Zertifikat

Eine Vielzahl von KOMMBOSS® - Modulen ist datenschutzzertifiziert. Registriernummer 11-12/2007; befristet bis 27. Februar 2019.
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